German client requests a VAT invoice

6 posts in this topic



I hope someone can shed light on this. I am a freelance web developer working in the UK. Most of my clients are either in the UK or USA, with the majority being US. I am not registered for VAT because 90% of my transactions are with US companies.


I have a new German GmbH client and I have completed a development version of their website. All the work was done in the UK and on my servers (in the USA) and an invoice was issue to the German client without VAT...because I am not registered and do not charge VAT.


However the client's account people are insisting that I either register for VAT in the UK and show a GB VAT number on the invoice or register in Germany for their equivalent. In a recent exchange of emails where I have moved from being incredulous to simply bemused their last communications included the following...



"You're missing nothing, this is a matter of VAT tax systems. I fully agree this is hard to understand.




1. you're not registered - understood

2. therefore you don't charge VAT - understood

3. the amount you charge us does not include a VAT portion - understood


So far I'm fine. But now back to the tricky VAT laws. Everything stated above is only relevant for domestic business.


Now we have a situation that you do a business in Germany hence it becomes subject for German VAT. This would result in the need for you to register in Germany, independant from your UK VAT status. But this is a situation the European Politicians wanted to avoid, so they created the "Reversed Charges" system. This is taking away your need to register and transfers the responsibility for the taxation to the recipient of the service, which is us."

So even though the communication is clear and quite polite I am still left totally confused... I don't want to register for UK or German VAT but I do have a couple more projects with this client and they are saying they will only pay the first invoice as a favour to me. HUH?


Can anyone lift my personal cloud on this odd situation?


Many thanks.


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Tell them that you are the UK equivalent of a "Kleinunternehmer nach §19 UStG".


Also send them a link to this page, and cite the last section to them:


  • Kleinunternehmer nach § 19 UStG, die an Kunden in der EU Waren (Ausnahme neue Fahrzeuge) verkaufen, weisen keine Umsatzsteuer in ihren Rechnungen aus. Diese Lieferungen gelten im Inland als steuerpflichtig, unabhängig davon, dass die Umsatzsteuer nicht erhoben wird. Folglich kann der Erwerber im anderen Mitgliedstaat der EU keinen innergemeinschaftlichen Erwerb bewirkt haben, eine Anmeldung dieser Umsätze in der Zusammenfassenden Meldung durch den Kleinunternehmer ist ebenfalls nicht erforderlich. Ausgenommen hiervon ist die Lieferung neuer Fahrzeuge, denn insoweit gilt auch der Kleinunternehmer - wie auch jeder Private - als Fahrzeuglieferer.


Add a link to this section of the HRMC website, which explains that UK limit above which you would have to register for VAT, i.e. explain to them that you are a UK-Kleinunternehmer because you do not have more than 81,000 GBP a year turnover from EU customers.


That should get them to shut up.


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You should talk to a tax specialist. It's been a couple of years since I dealt with this issue, but IIRC you still don't charge VAT. You only have to register for, and therefore pay, VAT in individual countries once you are over the VAT payment threshold. The thresholds are different in every country. Therefore, if you earn under that amount in Germany per year, you do not need to register for VAT in that country, even using reverse charge.


edt: I may be wrong, as I only dealt with things over the thresholds.

Take a look at these links:


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Hello -  I don't mean to intentionally resurrect a 4 year old TT thread,  but I diligently (but unsuccessfully) searched other threads & other outside resources to no avail.  



I recently received an invoice from a new German vendor who has charged  me  for their services + 19%VAT; however, did not disclose a German VAT ID number - which usually begins with DE then 9 numbers.  Instead, they provide their Steuer ID XX/XXX/XXXXX. When I requested if they had a German VAT number, I was told the Steuer ID was their VAT ID. Is this correct?   Are there instances when the VAT ID can be substituted by the business steuer ID?


I am a freelancer in Germany and always disclose both my Steuer ID and VAT ID on my invoices - which I was told is required.  


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18 minutes ago, Alvcpa said:

When I requested if they had a German VAT number, I was told the Steuer ID was their VAT ID. Is this correct?



As you can see in §14 Absatz 4 Nr. 2 UStG, which lists what a normal invoice has to contain, an invoice has to contain either the issuer's Steuernummer or VAT-ID:


(4) Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
das Ausstellungsdatum,
eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt,
das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,
in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers und
in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß Absatz 2 Satz 2 die Angabe „Gutschrift”.


Only people who have business outside Germany bother to apply for a VAT-ID.


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